TỔ CHỨC EVENT LÀ MỘT CÔNG CỤ TRUYỀN THÔNG
Tổ chức Event giúp doanh nghiệp tăng độ nhận diện thương hiệu, tổ chức Event mang tính chất hành động, cụ thể là giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu bán hàng, tăng lượng khách hàng, khuyến khích dùng thử sản phẩm, tăng tính trung thành của khách hàng. Bên cạnh các công cụ khác như tin nhắn, email, tặng sản phẩm mẫu, Marketing tại điểm bán,… thì Event (sự kiện) được coi là “công cụ vàng” được nhiều nhãn hàng tận dụng.
Event là những hoạt động Marketing được tổ chức có bài bản nhằm giáo dục cộng đồng, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế sản phẩm. Nhãn hàng có thể sử dụng công cụ này qua việc tự tổ chức, hỗ trợ tổ chức hoặc tài trợ cho sự kiện.
Vậy, Quy trình tổ chức Event như thế nào?
1. Mục đích làm Event:
Mỗi sự kiện được tổ chức không chỉ tốn về “trí” mà còn tốn về “lực”, cả sức người và sức của. Tổ chức Event phải bắt nguồn từ một mục đích rõ ràng để thuận tiện cho khâu thiết kết, khâu triển khai và khâu đánh giá. Đồng thời, có ba mục đích chính doanh nghiệp xây dựng một event: Tăng nhận diện thương hiệu; Tăng doanh số; Tăng mức độ gắn kết. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần thực hiện 1 trong 3 điều này thì Event chắc chắn là công cụ nên được chọn.
– Tăng nhận diện thương hiệu
Bạn có biết tới chương trình “Sữa học đường” của Vinamilk được phát miễn phí cho trẻ em tiểu học với mục tiêu “Giúp các em nhỏ được uống những lý sữa đạt tiêu chuẩn về chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm, để các em phát triển tối ưu về thể chất và trí lực”. Chương trình này vẫn in đậm trong tâm trí của những đứa trẻ ngày ấy và góp phần giúp Vinamilk trở thành thương hiệu được yêu thích nhất do khách hàng bình chọn sau này.
– Tăng doanh số
Thay vì thuyết phục người mua trực tuyến qua các kênh online, nhờ event, nhãn hàng có thể tương tác trực tiếp với khách hàng, nhờ đó mà khả năng “chốt sale” được đẩy mạnh hơn. Trong những sự kiện khách hàng có thể dùng thử sản phẩm, khách hàng sẽ dễ thực hiện “quyết định mua hàng ngoài kế hoạch” hơn so với việc đọc quảng cáo trên các kênh khác. Các buổi workshop, học thử của các trung tâm Tiếng Anh là ví dụ điển hình cho mục đích này.
– Tăng mức độ gắn kết
Khi được tương tác trực tiếp vỡi nhãn hàng, khách hàng không chỉ tăng độ nhận diện về nhãn hàng và mức độ gắn kết được củng cố hơn. Một ví dụ điển hình về việc gắn kết nhãn hàng với khách hàng là những chuỗi sự kiện countdown Party của CocaCola. Bằng việc tổ chức sự kiện đánh vào sự quan tâm của công chúng, các sản phẩm của thương hiệu CocaCola luôn được khách hàng hưởng ứng và đặc biệt hơn là những lần ra quảng bá thương hiệu mỗi lần Tết đến xuân về với biểu tưởng cánh én trên mỗi lon CocaCola
2. Các bước xây dựng Event:
Để xây dựng một Event, cần làm 3 bước chính:
– Xác định mục tiêu
Bên cạnh bước cơ bản nhất là xác định mục tiêu của Event, người tổ chức Event cũng cần xác định được loại hình sự kiện cũng như đối tượng hướng tới của sự kiện là ai. Bước đầu tiên được coi là quan trọng nhất để phát triển các bước sau.
– Lên chủ đề cho sự kiện
Sau khi có các gạch đầu dòng chính, người tổ chức cần đi sâu hơn bằng cách làm rõ thông điệp của sự kiện, thông điệp nhãn hàng gửi gắm qua sự kiện, cách truyền đạt thông điệp ấy như thế nào và sự kiện của mình có điểm gì nổi bật. Ví dụ như các chương trình 20-11 của các hiệu sách, có thể tố chức dưới dạng cuộc thi viết báo tường thay vì các cuộc thi văn nghệ thông thường.
– Lập chương trình và kế hoạch chi tiết
Sau khi có dàn ý, người tốt chức cần thêm các chi tiết khác để có một bản kế hoạch chương trình hoàn chỉnh. Bản kế hoạch cần ghi rõ các đầu việc cần hoàn chỉnh, các mốc thời gian để hoàn thành các việc ấy, người phụ trách của mỗi việc cũng như kế hoạch dự phòng,… Cửa hàng đồ chơi muốn tổ chức chương trình trung thu thành công cần có một đội ngũ thiết kế chương trình và đảm bảo chương trình được thực hiện đúng theo kế hoạch.
3. Các điểm cần lưu ý:
Trong quá trình tổ chức sự kiện, người tổ chức cũng cần lưu ý một vài điểm như sau:
– Trải nghiệm
Mục đích chính của Event là làm tăng trải nghiệm của người tham dự nên điểm ưu tiên hàng đầu của tổ chức Event là để ý đến trải nghiệm của khán giả, khách mời, khách mời VIP. Một sự kiện dù có được tổ chức hoành tráng, công phu mà không đem đến được cho khách hàng những trải nghiệm tốt thì cũng không phải một sự kiện thành công. Ví dụ trong một buổi ra mắt sản phẩm, nhãn hàng quá tập trung nói về tính ưu việt trong khâu sản xuất mà quên mất làm rõ lợi ích sản phẩm mang đến cho khán giá là gì.
– Các kế hoạch
Nếu ý tưởng là linh hồn của sự kiện thì các kế hoạch chính là bộ khung khiến ch sự kiện được hình thành. Một kế hoạch người tổ chức cần phải có Timeline chi tiết, kế hoạch sân khấu, kế hoạch nhân sự (Ai? Làm gì? Ở đâu? Khi nào?) kế hoạch an ninh, an toàn,…
– Một vài lưu ý khác
Bên cạnh những lưu ý then chốt trong việc tổ chức sự kiện, người tổ chức cũng cần để ý một số chi tiết như branding đã đúng, đủ, bao phù ở các vị trí quan trọng? Thật thiếu sót nếu như tổ chức sự kiện PR cho một nhãn hàng mà tên, logo của nhã hàng lại bị che khuất. Bên cạnh đó người tổ chức cũng cần để ý thời gian cũng như kế hoạch truyền thông để trước sự kiện nhằm tăng tính hiệu quả cho ngày sự kiện diễn ra.
Đến với chúng tôi, khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm với quy trình tổ chức sự kiện bài bản gồm nhiều bước cụ thể:
– Lên kế hoạch, kịch bản chương trình
– Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức, thành lập ekip làm việc
– Cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu, bàn ghế, thiết kế sân khấu,, thiết kế, in ấn phông bạt…)
– Cung cấp nhân sự sự kiện (PG, PB, người mẫu sản phẩm, MC, Ca Sĩ, Nhóm nhảy, Nhóm múa, Lễ tân…)..
– Duyệt chương trình và triển khai theo kế hoạch…